職員室の書類整理に向けてキングジム本社で「ファイリングセミナー」に参加してきた

職員室の書類整理に向けてキングジム本社で「ファイリングセミナー」に参加してきた

職場が長期休みに入ると、職員室がガランと空くので、定期的に書類整理に取り組んでいる。
以前から、

アスクルのカタログ請求と販売、機密文書処理は山崎文栄堂
https://bun-eidou.co.jp/
オフィスの効率化・生産性アップを応援!オフィスの整理隊by山崎文栄堂
http://www.officeseiri.com/
オフィスの効率化見学会|環境整備ノウハウのご提案|山崎文栄堂
https://bun-eidou.co.jp/officetour/
オフィス作りのプロが今すぐ使えるネタをお届け!「オフィスハック」 | Office Hack
http://www.officehack.net/

これらのサイトを参考にしながら情報収集してきた。
近日中に職員室のレイアウト見直しをかける必要が出てきそうなので、改めて書類に整理に取り組みたいと思い、セミナーに参加してきた。

セミナー情報

無料公開セミナー 12月15日(金)開催! 『ファイリングの基本』を学んで年末年始をスッキリ! | セミナー | キングジム ファイリング研究室

ファイリング研究室Top > セミナー > 無料公開セミナー 12月15日(金)開催! 『ファイリングの基本』を学んで年末年始をスッキリ!

開催日時:2017年12月15日(金)
時間:14:00-16:00
会場:株式会社キングジム 本社7階会議室 千代田区東神田2‐10‐18
(概要)
『働き方改革』にも役立つ「ファイリングの基本」を学ぶ!
ファイリングに取り組むことは、オフィス全体の業務改善のきっかけにもなり、
物理的な整理だけでなく、オフィスワーカーの心理的なリフレッシュ効果も
期待できます。
「ファイリングの基本」を学んでいただき、オフィスで展開する際のヒントとしてください。
机周りの整理に役立つ用品のご紹介もあります。
年末年始をスッキリした気持ちで過ごせるオフィス作りの一助になれば幸いです。

セミナーの内容

会場がキングジム本社ということで、文房具好きな私はワクワクしながら会場に向かった。

秋葉原から歩いて15分ほどの場所。

入り口脇には商品がディスプレイされていた。
思ったよりもコンパクトにまとまっている印象だ。

エレベータを上がって7階の会議室へ。
会場にはテキストが置かれていたが、ペラペラ。

もう少し情報量が欲しかった。

ちなみに、スピーカーはこの方で、キングジム一筋のファイリング研究室の室長だった。

オルタナティブ・ブロガー 矢次 信一郎 プロフィール:矢次信一郎の「ふぁいりんぐライフ」:オルタナティブ・ブログ
http://blogs.itmedia.co.jp/yajishin@kingjim/bprofile.html

オープンファイリングシステム

実施ステップ1 進行中文書のファイリング | オープンファイリングシステムのその導入効果 | ファイルとテプラのキングジム
http://www.kingjim.co.jp/solution/ofs/03

キングジムの紹介から始まり、「オープンファイリングシステム」の導入の意義や、「働き方改革」のための「ファイリング」を推奨していた。
ファイリングシステムを導入する際には、

  1. 仕掛かりファイリング/MAILファイリング
  2. 共有ファイリング

の順に導入するのがオススメされた。

仕掛かりファイリング


仕掛かりファイリングでは、1人1つの仕掛かりボックスを用意し、日中は自分のデスクに置き、帰る際に共有棚に戻すとのことであった。
特に、横広のボックスを使用することで、終わったものは寝かし、終わっていないものは立てておくことで進捗管理も可能とのこと。
ボックス型でなくても、書類を横と縦のどちらでもおけるのであれば、形状は構わないと説明していたが、製品について具体的な紹介はなかった。

MAILファイリング


いわゆる電子メールのように宛先を指定して、現実世界でファイルをやりとりするための仕組みのこと。
組織ごとに置き場所を決め、1人1つのボックスを用意して、その人「宛」のファイルを入れていく。
ただし、承認をもらうような、口頭でのコミュニケーションが必要なものは無理にフローを変える必要はない。
つまり、郵便物などがこれに該当する。
職員室で読み替えれば、クラスボックスもこれに該当するのではないかと想像できた。

ファイル用具の選び方

キングジムが推奨するファイル用具4選
  • 個別フォルダー
  • パイプ式ファイル
  • リングファイル
  • ボックスファイル

業界/業種ごとに、使われているファイル用具には偏りがあるそうで、建築系はパイプ式で医療系はフラットファイルが多いとのこと。
業務ごとに最適なファイル用具を選び、ルールとして明確にしていく必要があるので、運用開始までの道のりが少し険しく感じる。

文書のライフサイクル

電子化ファイリング検定などでも学んだ部分ではあるが、キングジムの提唱するファイリングでは

  1. 生成/収集
  2. 加工/伝達
  3. 活用/保管
  4. 保存
  5. 廃棄

という5つのライフサイクルで捉えて、ファイリングしていた。

これから取り組むこと

意識付けとして、寝てるファイルは終わったもの。立ってるファイルがやるべきもの。
という徹底から始める。それに伴い、寝かせられる物、立たせられる物を何にするのか決める。

プライペートでは

まずは、散らかって「あとでやろう」と自分に言い聞かせて、自宅のデスクと各種棚に散在しているプリント類を、「仕掛かりファイル」なのか「保管ファイル」なのか判断していこうと思う。
早々に着手して自分が慣れるところから始めて、徐々に周囲に浸透させていく。

職場では

まず、自分のデスク周りの整理から。
そのためには、共有棚の確保も必要になるだろう。

補足:セミナー中の事例で使われていたメッシュのファイルボックス

ちなみに、資料中の画像で頻出していた下記のようなメッシュの三角ボックスファイルはどうも製造が終了してしまったのか、どこを探しても購入できそうになかった。

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